Asistente administrativo(a) de gestión y soporte

Tareas y responsabilidades

•    Organizar y custodiar los archivos físico y digital de la Representación y de los proyectos, tomando las medidas necesarias a los fines de su permanente actualización y conservación, de acuerdo con el sistema de gestión de registros.

•    Establecer los sistemas de clasificación y codificación del material y cierre de proyectos y oficinas territoriales del país.

•    Elaborar el inventario de los documentos que reposan en los archivos físico y digital. 

•    Proponer las normas de acceso a la documentación física y digital. 

•    Gestionar el correo institucional, realizando filtros de la información recibida y redireccionándolos a las áreas y equipos respectivos.

•    Distribuir correspondencia de acuerdo con el asunto y los destinatarios.

•    Apoyar la organización y actualización de las hojas de vida de los consultores de proyectos y personal de la Representación en el aplicativo E-file

•    Suministrar expedientes y/o documentos de acuerdo con las solicitudes realizadas. 

•    Diseñar la base de datos para documentar los archivos de los equipos y áreas de la Representación.

•    Manejar procesos de gestión en mantenimiento de la locación, muebles y equipos de la Representación FAO Colombia (solicitud de cotizaciones, reparaciones, adecuaciones y gestión administrativa).

•    Solicitar suministros de papelería, aseo y cafetería de la oficina de la Representación FAO.

•    Administrar el stock de inventarios de aseo, cafetería, papelería y útiles de oficina, en la Representación FAO.

•    Apoyar recepción y demás áreas administrativas, cuando se requiera.

•    Cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la FAO.

•    Diligenciar oportunamente al momento de retiro de la organización el acta de entrega de cargo y, en caso de ejercer funciones de supervisión, realizar seguimiento a la correcta entrega del cargo del personal a cargo.

•    Las demás tareas solicitadas por su supervisor inmediato, en el cumplimiento de las labores propias del cargo..

•    Archivo de Historias laborales organizadas y actualizadas permanentemente

•    Control, seguimiento y distribución permanente del correo electrónico institucional realizado

•    Sistemas de clasificación y codificación del material y cierre de proyectos oficinas territoriales establecidos

•    Base de datos para documentar los archivos de la Representación realizada

•    Informe de manejo y control de suministros

•    Informe de manejo y control de inventarios de aseo, cafetería, papelería y útiles de oficina, en la Representación FAO

•    Informe de avance en el establecimiento del archivo digital para la oficina de Colombia

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