Personal Nacional de Proyectos - Asistente Administrativo/a

Tasks and responsibilities

•    Apoyar la elaboración de los planes de contratación de los proyectos asignados

•    Apoyar el proceso de selección y la vinculación de consultores a los proyectos

•    Gestionar la presentación oportuna de evaluaciones de desempeño y extensión de contrataciones

•    Hacer seguimiento a la entrega de informes y productos de los consultores del proyecto, para gestionar el registro y aprobación

•    de sus pagos

•    Dar seguimiento al registro de vacaciones y novedades en las vinculaciones de los consultores para los proyectos

•    Realizar seguimiento al Plan de contratación de los Proyectos asignados

•    Hacer el ingreso de lo relacionado con viajes (LTA y MTC) en el GRMS

•    Preparar los procesos de compras y licitaciones que se requieran en cada uno de los proyectos a cargo, en coordinación con el área de Compras y Contrataciones de la Representación

•    Hacer seguimiento a los procesos de compras y licitaciones que se realicen para los proyectos a cargo (llevar el registro de las compras realizadas y velar por su entrega oportuna y correcta a los beneficiarios, contar con las actas de entrega y property

transfer, cuando corresponda)

•    Gestionar y hacer seguimiento a las cartas de acuerdo que se requieran y soliciten en el marco de los proyectos a cargo

•    Revisar los informes financieros correspondientes de las cartas de acuerdo, para pasar a aprobación y desembolsos

•    Capacitar y acompañar al equipo técnico de los proyectos en los procesos administrativos

•    Acompañar y apoyar al Coordinador(a) en la preparación de comités técnicos, comités directivos y/o reuniones con la

•    contraparte correspondiente en cada uno de los proyectos a cargo, asistiendo a estas reuniones cuando así se requiera

•    Apoyar la preparación de informes para las contrapartes de cada uno de los proyectos a cargo

•    Aplicar los procedimientos administrativos y operativos según la normatividad de la FAO.

•    Velar por el buen manejo de los recursos de los proyectos y hacer seguimiento a estos

•    Asistir a reuniones periódicas con los líderes del área de administración de la FAOR

•    Realizar reuniones periódicas de seguimiento con cada uno(a) de los coordinadores y el equipo de operaciones para presentar

•    los avances financieros y administrativos de los proyectos a cargo.

•    Las demás requeridas por las Áreas Administrativa y de Programas de la Representación.

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