Fecha de cierre
30 noviembre 2022Empleos de
FAOPersonal Nacional de Proyectos - Asistente Administrativo/a
Tareas y responsabilidades
• Apoyar la elaboración de los planes de contratación de los proyectos asignados
• Apoyar el proceso de selección y la vinculación de consultores a los proyectos
• Gestionar la presentación oportuna de evaluaciones de desempeño y extensión de contrataciones
• Hacer seguimiento a la entrega de informes y productos de los consultores del proyecto, para gestionar el registro y aprobación
• de sus pagos
• Dar seguimiento al registro de vacaciones y novedades en las vinculaciones de los consultores para los proyectos
• Realizar seguimiento al Plan de contratación de los Proyectos asignados
• Hacer el ingreso de lo relacionado con viajes (LTA y MTC) en el GRMS
• Preparar los procesos de compras y licitaciones que se requieran en cada uno de los proyectos a cargo, en coordinación con el área de Compras y Contrataciones de la Representación
• Hacer seguimiento a los procesos de compras y licitaciones que se realicen para los proyectos a cargo (llevar el registro de las compras realizadas y velar por su entrega oportuna y correcta a los beneficiarios, contar con las actas de entrega y property
• transfer, cuando corresponda)
• Gestionar y hacer seguimiento a las cartas de acuerdo que se requieran y soliciten en el marco de los proyectos a cargo
• Revisar los informes financieros correspondientes de las cartas de acuerdo, para pasar a aprobación y desembolsos
• Capacitar y acompañar al equipo técnico de los proyectos en los procesos administrativos
• Acompañar y apoyar al Coordinador(a) en la preparación de comités técnicos, comités directivos y/o reuniones con la
• contraparte correspondiente en cada uno de los proyectos a cargo, asistiendo a estas reuniones cuando así se requiera
• Apoyar la preparación de informes para las contrapartes de cada uno de los proyectos a cargo
• Aplicar los procedimientos administrativos y operativos según la normatividad de la FAO.
• Velar por el buen manejo de los recursos de los proyectos y hacer seguimiento a estos
• Asistir a reuniones periódicas con los líderes del área de administración de la FAOR
• Realizar reuniones periódicas de seguimiento con cada uno(a) de los coordinadores y el equipo de operaciones para presentar
• los avances financieros y administrativos de los proyectos a cargo.
• Las demás requeridas por las Áreas Administrativa y de Programas de la Representación.
Para ver los términos de referencia y aplicar, haga clic aquí: